文書を探す時間を減らしたい企業へ

社内資料を探し、根拠を確認できるAI検索

PDF、マニュアル、規程集をただ検索対象に入れるだけでは不十分です。どんな質問に、どの根拠で答え、どこから人が確認するかを整理してから実装します。

文書検索AIの精度は、文書を入れる前のヒアリング、質問設計、根拠提示ルールで決まります。

削減対象
検索・確認時間
回答
根拠付き
導入
部署単位から
資料を検索し、回答と参照元を確認する業務の様子を表したイラストです。画像内に文字はありません。
Beekleの社内文書AI検索は、業務の質問に関連する資料を探し、回答案と参照元を提示する仕組みです。担当者が資料の版や適用条件を確認してから業務に使います。
01

こんな状態になっていませんか

いまの業務で困っていることを確認します

資料や記録が分散した状態から、業務に必要な情報と根拠を確認できる状態へ整理します。どの資料を対象にするか、更新方法や利用権限も確認します。
資料や記録が分散した状態から、業務に必要な情報と根拠を確認できる状態へ整理します。どの資料を対象にするか、更新方法や利用権限も確認します。

課題と確認項目

確認する課題
  1. 文書がファイルサーバーやSharePointに散在している

    部署ごとに保存場所が異なり、同じ社内規程でも最新版がどこにあるかわからない。検索しても目的の文書にたどり着けず、結局「知っている人に聞く」運用になっている。

  2. 既存の全文検索ではヒットしない

    ファイルサーバーやSharePointの検索機能ではキーワード完全一致しか対応できず、「出張時の経費精算の上限」のような自然文の質問には答えられない。PDF内のテキストが検索対象外のケースも多い。

  3. 新人・異動者のオンボーディングに時間がかかる

    規程やマニュアルが大量にあるが、どれを読めばよいかの案内がない。先輩社員への質問が集中し、教える側の業務時間も圧迫されている。

  4. コンプライアンス関連文書の参照が追いつかない

    法改正や社内規程の改訂があるたびに最新版を探す手間が発生。古い版を参照してしまうリスクもあり、監査対応時に「根拠が示せない」ケースが生じている。

現状の課題を整理した図です。該当する業務と、発生する頻度・確認にかかる手間を相談時に確認します。

なぜ、探せないのか

文書AIが失敗する原因は、文書投入前の質問設計にある

「あるはずの答え」に届かないのは、AIの性能だけでなく、探し方、文書の置き方、根拠の出し方を先に決めていないことに原因があります。

問題が起きる背景
  1. 検索が言葉の一致で止まっている

    全文検索はキーワードが一致しないと拾えず、表現の揺れや言い換えを取りこぼします。だから「あるはずの答え」に到達できません。

  2. 文書が置き場所ごとに分断されている

    ファイルサーバー、SharePoint、個人フォルダに分かれ、横断して意味で探す仕組みが無いため、探せるかどうかが人の経験に依存します。

  3. 「答え」と「根拠」がセットになっていない

    どの文書のどこが根拠かを示せないため、コンプライアンス確認やオンボーディングで結局原本を開いて読み直すことになります。

原因として確認する項目を整理しています。どの項目が影響しているかを、実際の業務と資料で確かめます。

BEFORE / AFTER

資料探しを、根拠つき回答に変える

ファイルを開いて読み比べる作業を減らし、必要な答えと確認元にすぐ到達できる状態を作ります。

1

今の状態

資料が散らばる

PDF、規程集、マニュアルが別々の場所にあり、探す人の経験に依存します。

2

Beekleの設計

質問の意味で探す

表現が違っても関係する箇所を探し、回答と一緒に根拠文書を提示します。

3

導入後

答えと根拠が見える

担当者への確認や資料の読み比べを減らし、本来業務に時間を戻します。

現在の業務から、Beekleが設計する対応、導入後に目指す状態への流れです。実際の効果は検証で確認します。

新人教育、社内問い合わせ、規程確認など、繰り返し発生する確認業務を軽くできます。

SERVICE PACKAGE

約束 × 工程 × 成果物を、最初に明確にする

「支援します」だけでは、何を買うのか分かりません。このサービスでどこまで進め、何が手元に残るかを先に共有します。

このサービスで目指す状態

社内文書をただAIへ入れるのではなく、実際の質問に根拠付きで答えられ、権限を守って運用できる状態まで作ります。

進める工程

  1. 1.文書・権限の棚卸し
  2. 2.業務質問の収集
  3. 3.検索・回答ルール設計
  4. 4.プロトタイプ
  5. 5.評価・権限テスト
  6. 6.本番導入・更新運用

手元に残る成果物

  • 対象文書・権限整理
  • 評価用の業務質問セット
  • 動く社内文書AI検索
  • 回答・根拠・検索品質の評価結果
  • アクセス制御・閲覧ログ設計
  • 文書更新・改善の運用ルール
目指す状態、作業の工程、成果物を整理した図です。対象範囲と完成条件を確認してから開発を進めます。

SCOPE / 前提・境界

文書自体が古い、矛盾している、正本が決まっていない場合は、AIだけで解決できません。文書管理を先に直すべき範囲も含めて切り分けます。

どういう仕組みで実現するか

RAG / ONTOLOGY DESIGN

文書を入れる前に、答えるべき問いを決める

ベクトル検索だけに頼らず、質問・用語・文書の関係と評価基準から設計します。

整理する情報

  • 業務質問
  • 社内用語
  • 文書関係
  • 評価基準
オントロジー設計

作成・確認するもの

  • 根拠つき回答
  • 本番判断できる材料
業務の情報を整理し、開発と確認に使う成果物へつなぐ仕組みです。対象範囲と完成条件を合意して進めます。
1

聞く

徹底ヒアリング

背景・業務・例外を聞き出す

2

絞る

ユースケース確定

効果が出る範囲に絞る

3

描く

設計図に落とす

構造・権限・評価基準を決める

なぜ、投入する前に問いを決めるのか

同じ文書群でも、何を聞かれるかによって必要な分割単位もメタデータも変わります。先に実際の業務質問を集めてから設計するので、入れてみたが目的の答えに届かない、という作り直しが起きません。

AI UNCERTAINTY / RISK MANAGEMENT

社内文書AIは、文書品質と運用まで含めて評価する

検索AIの精度はモデルだけでは決まりません。文書の鮮度、重複、版管理、権限、質問の種類によって結果が変わるため、導入前に「答えられる範囲」を明確にします。

AIに任せる前に、止め方まで決めます。AIが処理案(例: 「この内容で処理しますか?」)を作り、権限や確認条件を満たすかどうかで、確認して実行するか、止めて担当者へ引き継ぐかを分け、いずれの場合も実行履歴を残します。
AIに許可する操作と、人が確認する条件を先に決めます。条件を満たさない処理は止めて担当者へ戻し、入力・判断・実行の履歴を残します。

RISK

文書自体が古い・矛盾している

どう抑えるか

正本・版・更新日を整理し、回答根拠を必ず表示して人が原本へ戻れるようにします。

GO / NO-GO

AI以前に文書管理を直す必要がある場合は、その範囲を先に切り出します。

RISK

質問によって検索精度が大きく変わる

どう抑えるか

実際の利用者から質問を集め、頻出・重要・難問を分けて評価します。

GO / NO-GO

重要質問群で業務利用できる水準に達するかを確認します。

RISK

見せてはいけない文書が回答に混ざる

どう抑えるか

ユーザー・部署・文書単位の権限を検索経路へ反映し、閲覧ログを残します。

GO / NO-GO

既存の権限体系をAI側でも再現できるかを本番前に確認します。

RISK

導入後に文書更新が止まる

どう抑えるか

追加・更新・削除の運用担当と同期方法を決め、古い情報が残らない仕組みにします。

GO / NO-GO

継続更新できる運用責任者と手順が決まっているかを確認します。

STOP RULE

検証で基準を満たさなければ、本開発へ進めません

AIは実データを当てるまで精度・速度・費用を完全には読めません。最初に成功基準と中止基準を合意し、実データで評価します。基準を満たさない場合は、無理に本開発へ進めず、原因・検証結果・代替案を成果物として残します。見送りを早く判断できることも、検証の成果です。

02CASE STUDIES

実際に、こう作ってきました

どのような課題を、どう実装に落としたか

ベクトル検索だけでは届かない検索を、Hybrid GraphRAGで成立させた

課題

実際のデータ量では、文書単位のベクトル類似度だけでは必要な情報にたどり着けませんでした。回答の根拠を示せないと、業務の判断には使えません。

解決策

メタデータ・全文・ベクトル・グラフ近傍・根拠(Claim)の5経路をRRFで統合し、回答後に根拠を検証する構成にしました。ナレッジグラフはNeo4jで構築し、回答には必ず引用元の本文を提示します。資料に無いことは「資料上は確認できません」と返します。

この案件の課題と実施した対応

成果

  • 5経路を統合して根拠つきで回答
  • 資料に無いことは断定しない
  • PoCで終わらず実データで運用継続中

Beekleだからできたこと

検索方式を先に決めず、精度が出ない理由から設計します。デモで終わらせず、実データを投入して運用を継続しているため、入れたあとに何が起きるかを織り込めます。

製造業(従業員300名)の社内規程・マニュアル検索システム

課題

品質管理マニュアルや安全規程、作業手順書が500件以上ファイルサーバーに分散し、現場からの問い合わせ対応が品質管理部門に集中していました。

解決策

ファイルサーバーの文書をそのまま取り込み、ブラウザから自然文で質問でき、回答に文書名とページ番号が付くシステムを構築しました。

この案件の課題と実施した対応

成果

  • 問い合わせが月60件から15件に
  • 新人研修が2週間短くなった
  • 精度を改善し続ける仕組みが残る

Beekleだからできたこと

文書を入れる前に、どんな質問にどの根拠で答えるかを決めてから作ります。現場の聞き方に合わせて設計するので、入れたのに使われない状態を避けられます。

金融機関(従業員800名)のコンプライアンス文書検索

課題

法令対応の規程やガイドライン、過去の監査指摘がConfluenceとファイルサーバーに分かれ、監査対応のたびに根拠文書を探し回っていました。

解決策

両方の保管先から文書を取り込み、規程の条項番号まで指定して引用できる検索システムを構築しました。

この案件の課題と実施した対応

成果

  • 監査資料の準備が3分の1に
  • 旧版との取り違えがなくなる
  • 新任でも過去の指摘を追える

Beekleだからできたこと

条項単位で引用できるかどうかは、取り込む前の文書の分割設計で決まります。監査に耐える粒度を先に決めるので、あとから作り直す手戻りがありません。

03

つまずきを、設計で防ぐ

PoCで終わらせず、業務で使える状態まで設計します

使えるデータに整えます。データの所在を確認し、重複・欠損・形式の違いを整理します。一度整えるだけでなく、更新する担当や方法まで決め、量だけでなく内容と管理を見ます。
データの所在を確認し、重複・欠損・形式の違いを整理します。一度整えるだけでなく、更新する担当や方法まで決めます。

対応内容と設計条件

設計する範囲
  1. 業務に合わせたオーダーメイドのAI検索基盤構築

    PDF・Word・PowerPoint・Confluenceページなど多様な形式の社内文書を取り込み、御社の業務に合わせたデータベース設計でベクトル化・インデックス化します。パッケージ型ツールが汎用スキーマで処理するのに対し、文書種別ごとのチャンキング最適化と業務固有のメタデータ設計により、検索精度を根本から高めます。自然文での質問に対して、該当文書の該当箇所を引用しながら回答を生成します。

    • 聞き方を選ばず答えに届く
    • 出典と該当ページが付く
    • ファイル形式を問わず探せる
  2. 根拠付き回答とハルシネーション対策

    回答には必ず参照元の文書名・セクション・ページ番号を併記します。検索対象に該当文書がない場合は「該当する文書が見つかりません」と回答し、推測で答えない設計を徹底します。

    • 誤った回答を鵜呑みにしない
    • 監査で根拠を提示できる
    • 現場が安心して使い続ける
  3. 段階的な導入

    まず特定部署や特定ジャンルの文書からスモールスタートし、効果を確認しながら対象を拡大します。いきなり全社導入せず、小さく始めて実用性を検証してから広げるアプローチです。

    • 小さく始めて失敗も小さく
    • 効果を見てから広げられる
    • 現場の声を反映して直せる
開発で対応する範囲を整理した図です。必要な項目と優先順位は、業務・データ・既存システムを確認して決めます。
04

Beekleが対応できる開発領域

技術選定から運用まで、必要な範囲をまとめて引き受けます

対応する開発領域
  1. 多形式文書の取り込み

    いま社内にあるファイルをそのまま渡せます。PDF、Word、PowerPoint、Excel、Confluence、HTMLに対応し、スキャンしたPDFもOCR連携で取り込めます。

  2. 自然文検索と根拠付き回答

    検索用のキーワードを考えずに、普段の言葉で聞けます。回答には必ず出典文書名と該当箇所が付くので、そのまま使ってよいかを利用者が判断できます。

  3. オーダーメイドのデータベース設計

    自社の文書体系に合わせて分割方法とメタデータを設計するので、パッケージ型の汎用スキーマでは届かない精度が出ます。

  4. 評価パイプラインの構築

    精度が上がったのか下がったのかを数値で言えるようになります。改善のたびに勘で判断する状態から抜けられます。

対応できる開発領域を整理した図です。すべてを一度に作るのではなく、合意した範囲から実装します。

社内資料を探す時間を、根拠つき回答に変える

キーワード一致ではなく、質問の意味と文書構造から探す

具体例

「出張時の経費精算の上限はいくら?」

社内規程やマニュアルは、言い回しが部署ごとに違い、答えが複数ページに分かれがちです。キーワード検索では大量の候補が出ても、結局人が読み比べる必要があります。

業務を変える流れ
  1. 資料はあるのに見つからない

    ファイル名や表現が揃っておらず、探す人の経験に依存します。

  2. 候補が多くて読まされる

    キーワードを含む資料は出ますが、どこが答えかまでは判断できません。

  3. 答えと根拠を一緒に返す

    質問の意味を見て該当箇所を探し、根拠つきで回答します。

対象の業務を、確認・処理・結果の順で整理しています。適用する範囲は業務とデータを確認して決めます。

一般的な作り方

便利そうだが、現場に残る負担がある

関連しそうな資料が大量に出て、利用者が自分で読む。

Beekleの作り方

業務で使える状態まで設計する

質問への回答と根拠箇所が出るため、確認時間を短縮できる。

Beekleが強い理由

文書の種類ごとに分割方法やメタデータを設計し、回答には根拠箇所を添えます。単なる検索窓ではなく、社内文書を業務で使える回答基盤に変えます。

文書構造に合わせて設計

根拠箇所を提示

部署・文書種別で絞れる

費用・期間のモデルケース|社内マニュアルから答えと根拠を探す仕組み

0円で作る範囲と、PoC以降の費用、全体の予算の目安をモデルケースで説明します

このセクションの要点
  1. 対象の資料

  2. 作る範囲

  3. 期間・契約(モデルケース)

詳しい条件と対応範囲は、以下の説明で確認できます。

期間と体制は、対象業務と連携先、データの状態で動きます。どの案件も、0円の叩き台の後に準委任(月額)で進めます。

POINT 02

実績(事実): カスタマーサポート向けのナレッジ検索の案件では、問い合わせ履歴とマニュアルを対象に、メタデータ・全文・ベクトル・グラフ近傍・根拠(Claim)の5経路を統合して引用元つきで回答する仕組みをデモ開発(PoC)から作り、その後に実データを投入して自社のVPS上で運用を続けています。資料に無いことは「資料上は確認できません」と返す設計です。開発期間と金額は、この案件については公開していません。

POINT 03

0円の叩き台で作る範囲: 1部署の実文書 数十〜数百件を投入し、ハイブリッド検索、根拠の文書名を添える回答、資料に無いことは答えない判定まで動かします。実際の業務質問10〜20問で当て感を確認します。ゼロスタートでは、開発を進める価値を双方で判断できるよう、必要な画面と業務ロジックが動く無料デモを作ります。AI DXはまず1業務に絞り、入力・保存・条件分岐・結果の確認など、その業務を試すための処理も実装します。使用するデータと実装範囲は事前に合意します。本番利用に向けた品質・精度の検証、連携や機能の拡張、運用の整備は、デモで分かった課題をもとに範囲と費用を見積もり、準委任(月額)で進めます。

POINT 04

モデルケース: 対象は1部署の社内規程・マニュアル・手順書(PDF・Word、数百件規模)。作る範囲は、文書の取り込みと分割設計、部署別の閲覧権限、根拠の文書名とページを添える回答、実際の業務質問数十件で作った評価セット、文書更新の反映手順、SlackまたはTeamsからの利用。期間3〜4週間。0円の叩き台の後、準委任(月額)で進めます。

POINT 05

PoCの体制と費用の目安: AIエンジニア1名+エンジニア1名 × 1か月〜、約208万円〜(税別)。叩き台で見えた不確実性だけを範囲にするので、期間と体制はここから増減します。

POINT 06

全体の予算の目安(PoCから本番展開まで): 多くの案件はAIエンジニア1名+エンジニア1名 × 3〜4か月なら、約624万〜832万円(税別)。判断の軸として置いている数字で、同じ体制で続けた場合の合計です。対象範囲と連携先が増えれば期間が延び、金額もこの掛け算で増えます。

POINT 07

本番展開の目安: 複数部署への展開、認証基盤と連携した細かい権限、文書管理システムとの連携、閲覧ログ、更新の運用まで含めて3〜5か月。同じ体制の準委任で続けます。

POINT 08

別料金になるもの: 御社クラウドやオンプレへの構築費とクラウド利用料、LLMのAPI利用料(月額の従量)、紙資料の電子化やOCR、正本が決まっていない文書の整理作業、APIの無い既存システムとの連携開発、Slack・Teams以外のチャネル対応、導入後の保守と精度改善(月額)。

POINT 09

上記のモデルケースは、Beekleの過去の開発案件をもとに条件を組み替えたものです。進め方はどの案件も同じで、NDA締結後に実データを確認し、0円で叩き台を作ってから、双方で進めるかを判断します。合わなければそこで終了し、費用は発生しません。実現の見込みがあれば、叩き台で分かったデータの状態と難しさをもとに範囲と体制を再見積もりし、準委任(月額、税別。単価は職種別に公開)でPoC・本番展開へ進みます。金額の目安は、公開している職種別単価の下限に体制と最短期間を掛けたものです。期間は、対象業務、利用するデータ、既存システムとの連携、精度要件、権限・セキュリティ要件によって変わります。

01

対象の資料

1部署の規程・マニュアル・手順書。PDF・Word、数百件規模。紙は別途電子化。

02

作る範囲

取り込み・分割設計、部署別権限、根拠つき回答、評価セット、更新手順、チャットからの利用。

03

期間・契約(モデルケース)

0円デモの後、検証3〜4週間・本番展開3〜5か月。いずれも準委任(月額)。PoCの目安はAIエンジニア1名+エンジニア1名 × 1か月〜、約208万円〜(税別)。全体はAIエンジニア1名+エンジニア1名 × 3〜4か月なら、約624万〜832万円(税別)。

04

別料金

インフラ費、API利用料、電子化、文書整理、API無し連携、追加チャネル、保守。

無料で確かめる範囲と、有料で作る範囲

開発をご検討の方に、対象を絞った無料デモをご提案します。PoC(実現性や精度の検証)以降は、担当者の単価・人数・期間をもとに費用を見積もり、契約後に進めます。

ゼロスタートから本番開発へ進みます。無料デモではまず1業務を動く形にし、入力・保存、業務ロジック、結果の確認までを実装して開発の判断に使います。実物を確認して進め方と費用を合意した後、有料の検証・本開発では品質・精度の検証、連携・機能の拡張、本番運用の整備へ進みます。具体的な対象範囲は事前に合意します。
Beekleのゼロスタートでは、対象業務に必要な画面と業務ロジックを実装し、動くデモで開発を進めるか判断します。AI DXはまず1業務から始めます。本番向けの品質・精度の検証、連携や機能の拡張、運用の整備は、範囲と費用を合意して進めます。

ゼロスタートでは、開発を進める価値を双方で判断できるよう、必要な画面と業務ロジックが動く無料デモを作ります。AI DXはまず1業務に絞り、入力・保存・条件分岐・結果の確認など、その業務を試すための処理も実装します。使用するデータと実装範囲は事前に合意します。本番利用に向けた品質・精度の検証、連携や機能の拡張、運用の整備は、デモで分かった課題をもとに範囲と費用を見積もり、準委任(月額)で進めます。

データの状態と実現性を確認し、無料デモの対象範囲を事前に合意します。経営課題や導入方針を整理する有料コンサルティングとは別のサービスです。

職種別の単価と料金の考え方を見る

発注の流れ

相談から本番運用まで、どう進めるか

AI開発は、作る前にどれだけ業務を理解し、ユースケースと評価基準を固められるかで決まります。Beekleはヒアリングから入り、設計した範囲だけを小さく検証して本番化します。

精度だけでなく業務で使えるかを測ります。実際の業務データ(社内資料・業務マニュアル・お客様対応記録・各種申請書など)で、回答・処理の品質と時間・費用・確認工数を確認し、基準と比べて導入・改善・見送りを判断します。
実際の業務データを使い、処理の品質、時間、費用、人の確認工数を測ります。合意した基準と比べ、導入するか、改善するか、見送るかを判断します。
  1. 1

    STEP 1

    ヒアリングでユースケースを確定する

    現場の作業、判断基準、例外処理、使っているデータを聞き出します。「AIで何か」ではなく、どの業務をどう変えるかまで絞り込みます。

  2. 2

    STEP 2

    知識構造・権限・評価基準を設計する

    RAGなら文書同士の関係や根拠提示、エージェントなら任せる範囲・承認・ログを設計します。評価データと合格基準も先に決めます。

  3. 3

    STEP 3

    設計したユースケースをPoCで検証する

    いきなり大きく作らず、決めたユースケースだけを動く形にします。現場で使えるか、削減時間・精度・確認工数・運用負荷を見ながら検証します。

  4. 4

    STEP 4

    効果が見込めれば実導入

    PoCで効果が確認できたら本番化し、現場で使われる状態まで伴走します。期待した効果が見込めなければ、ここで撤退も判断できます。PoC止まりや過剰投資を避けられるのが、この進め方の狙いです。

技術検証で終わらせず、業務で使える設計に落とす。ここがBeekleの強みです。

05FAQ

発注前によくある質問

発注前に確認されやすい論点をまとめています

Q 対応できる文書の形式を教えてください

PDF(テキストPDF・スキャンPDF)、Word(.docx)、PowerPoint(.pptx)、Excel(.xlsx)、Confluenceページ、Google Docs、HTMLに対応しています。スキャンPDFについてはOCR処理を組み合わせてテキスト抽出します。それ以外の形式についても個別にご相談ください。

Q 文書データのセキュリティは担保されますか?

Azure OpenAI Service等のエンタープライズ環境を利用すれば、文書データがAIモデルの学習に使われることはありません。オンプレミスやVPC内での閉域構成も要件に応じて検討できます。セキュリティ要件は初回ヒアリングで個別に確認します。

Q AIが間違った回答をする(ハルシネーション)リスクはありませんか?

完全にゼロにはできませんが、RAG構成により大幅に低減します。回答は必ず検索でヒットした文書の内容に基づいて生成し、該当箇所を引用として併記します。検索対象に該当文書がない場合は「該当する情報が見つかりません」と回答する設計です。重要な判断には原文書の確認を推奨する旨もUIに明示します。

Q 導入までの期間と費用の目安を教えてください

文書の量・形式・連携先によって大きく変動します。初回ヒアリングで要件を確認した上で、個別にお見積りします。初回相談・簡易デモで方向性を確認し、実データや実業務フローを含むPoCは別途範囲を定義してご提案します。

Q 文書が増えた場合、検索精度は落ちませんか?

文書数の増加に対してはベクトルDBのスケーリングとReranking(再順位付け)で対応します。文書量が数万件規模になっても検索速度と精度を維持できる設計です。文書が増えるほど回答できる範囲が広がるため、むしろ精度は向上する傾向にあります。

問い合わせの前に

普段のAIへ、合うか聞いてみてください

営業資料だけでは、自社に合うか判断しにくいことがあります。社内の制約や今の状況を知っているAIに聞くと、合う理由と合わない理由が先に見えます。

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普段使っているAIに、合うか聞いてみてください

社内の事情を知っているAIに「なぜ合うのか/合わないのか」を聞くと、問い合わせ前に判断材料が揃います。確認用の質問はこちらで用意しています。

「あの人に聞かないと分からない」を、どこから減らしますか

業務内容と現在のデータを伺い、最初に検証すべき範囲をご案内します。

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普段使っているAIに、合うか聞いてみてください

社内の事情を知っているAIに「なぜ合うのか/合わないのか」を聞くと、問い合わせ前に判断材料が揃います。確認用の質問はこちらで用意しています。